Durante muito tempo no ambiente organizacional, ocupação e produtividade foram palavras consideradas sinônimas. Estar excessivamente ocupado era bem visto aos olhos dos antigos gestores e colegas de trabalho. Porém, com o passar dos anos e coma modificação da forma de gerir o ambiente empresarial, chegou-se à conclusão de que a produtividade está intimamente ligada à qualidade e não à quantidade (ocupação).
Hoje em dia, é conceituado um bom profissional quem consegue executar e conciliar suas tarefas no menor tempo possível. Veja as diferenças entre a ocupação e aprodutividade:
· Ocupação:
-Trabalho intenso;
- Demanda ilimitada;
-Rigidez;
-Busca ser bom em tudo;
- Acelerado;
-Várias tarefas ao mesmo tempo;
-Trabalhos sem profundidade.
· Produtividade:
- Trabalho de acordo com a necessidade;
-Trabalho racional;
- Foco no objetivo de cada trabalho;
-Busca ser bom no que é importante;
-Executa as tarefas no tempo certo;
- Uma tarefa de cada vez;
- Trabalhos com profundidade.
Se você tem o hábito de iniciar várias atividades ao dia e não concluir nenhuma delas, este é o momento de se perguntar: “sou ocupado ou produtivo?”. “O que pode atrapalhar meu desempenho?”. Seguem algumas justificativas que podem influenciar em tal problema:
1. Reuniões imprecisas:
Repense a quantidade de reuniões feitas, avalie suas necessidades e observe se elas trazem os resultados esperados. Prefira reuniões curtas, onde não há a necessidade de todos se sentarem à mesa para um longo diálogo (dailys).
2. Acúmulo de afazeres:
Realizar várias tarefas ao mesmo tempo não significa ser produtivo. É preciso focar e finalizar uma tarefa de cada vez.
3. Realizar tarefas simples sem limite de tempo:
Embora sejam fáceis de realizar, é preciso prestar atenção no tempo em que é gasto com tais atividades. Demorar muito em tarefas simples pode ser um indício de autossabotagem.
Após identificar algumas justificativas para a improdutividade, seguem algumas alternativas que ajudarão você a resolver este problema:
1. Lista de afazeres:
Para lembrar de todas as tarefas a serem feitas, crie uma lista para se orientar e não esquecer nada. Um exemplo prático, é o aplicativo To Do do Microsoft Office365.
2. Prioridades:
Defina a lista por ordem de prioridade, assim, o que necessitar de mais urgência deverá ser feito primeiro.
3. Ferramentas:
É importante contar com ferramentas que vão auxiliar neste processo. Além do app já citado, a Microsoft conta com outros aplicativos que otimizam o tempo como:
· Excel (planilhas);
· Microsoft Power BI (análise de informações e relatórios);
· Enterprise Mobility (proteger sua organização e capacitar funcionários).
4. Concentração:
É necessário que haja foco para a realização de cada tarefa. Trabalhos com profundidade exigem concentração para que sejam bem desenvolvidos. Sendo assim, é preciso deixar de lado todas as distrações que nos rodeiam, como celular e redes sociais. No momento em que sentir cansaço mental, faça pausas curtas para se restabelecer.
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